Документовед: кто это и чем занимается

В информационном обществе, где объемы документов превышают 25 000 в год, профессия документоведа становится все более важной. В этой статье расскажем о том, кто такой документовед, какие у него должностные инструкции, кто может работать документоведом и как получить соответствующее образование.

Документовед - это специалист, занимающийся изучением, анализом, систематизацией и управлением документами в различных компаниях и учреждениях. Эта профессия имеет важное значение для бесперебойной работы компаний, государственных учреждений, а также для обеспечения сохранности и доступности информации.

Профессия документоведа выросла из необходимости управлять различными записями в течение времени, начиная с развития письменности.
В древние времена, когда человечество только начало оставлять письменные следы своей деятельности, записи были ценным источником информации. Хранились в различных формах, начиная от каменных табличек и глиняных таверн до пергаментных свитков. Организация и хранение таких документов становились сложными по мере увеличения объема информации.
С развитием торговли, государственной администрации и образования возросла потребность в систематическом и структурированном учете и хранении документов. Это стало краеугольным камнем профессии. Документоведы начали заниматься сортировкой, классификацией и хранением, организуя доступ к необходимой информации. Они разрабатывали системы, устанавливали стандарты оформления и контролировали сохранность.
С появлением бумаги, печати и, позднее, компьютеров, профессия документоведа стала технически сложной. Современные специалисты занимаются не только архивированием, но и цифровым управлением документами, информационной безопасностью и анализом данных.

Чем документовед отличается от делопроизводителя?

Документовед и делопроизводитель - это две должности с разным функционалом. Делопроизводитель занимается рутинными операциями по обработке, хранению и передаче документов, в то время как у документоведа в ведении большее количество задач. Главное отличие заключается в том, что документовед  аналитически ориентирован и работает над оптимизацией документооборота в компании. Также, в зависимости от компании, занимается оцифровкой данных, разрабатывает правила архивации и управления информацией.

Обязанности документоведа

Задачи специалиста могут варьироваться в зависимости от организации, но обычно они включают в себя:

• Определение категорий и видов документов, их значимости и сроков хранения.
• Организация системы документооборота: Разработка и внедрение процедур по созданию, передаче, хранению и уничтожению данных.
• Управление архивом: Организация и поддержание, включая каталогизацию, индексацию и обеспечение доступности.
• Разработка и внедрение электронных систем документооборота: Оцифровка данных, внедрение электронных хранилищ и систем управления.

Что должен знать документовед?

Чтобы стать документоведом, нужно знать нормативную базу, регулирующую документооборот и архивное дело. Также он должен быть осведомлен о технологиях в области электронного документооборота. Так как специалист работает с данными, то изучение основ архивного дела и безопасности информации становится обязательным.

Хорошим документоведом может стать специалист, который обладает следующими личностными качествами:

• Организованность: Необходимо много данных структурировать.
• Аналитический склад ума: В работе специалиста огромное количество информации, которую необходимо анализировать.
• Коммуникабельность: Навыки общения с коллегами и сотрудниками для эффективной организации документооборота.
• Внимательность к деталям: Отсутствие ошибок в архивации и обработке данных.

Сколько зарабатывает документовед?

Доход специалиста может меняться в зависимости от местоположения и размера предприятия. В среднем, стартовая зарплата может варьироваться от 20 000 до 40 000 руб. в месяц, однако с увеличением стажа и профессионализма, оплата труда может значительно увеличиваться.
С развитием технологий и ростом объема информации, необходимость в специалистах по документообороту сохранится и будет только расти. Также есть возможности для карьерного роста и продвижения в таких сферах, как информационная безопасность и работа с данными.

Плюсы и минусы профессии

Положительные стороны включают:

• Постоянный спрос обеспечивает стабильную занятость специалисту.
• Карьерные перспективы. При желании развиваться, можно выбрать разные карьерные ответвления.
• Основа компании. Работа документоведа повышает эффективность и безопасность документооборота целой компании.
• Универсальность профессии. Специалистов со знанием документооборота берут на различные должности, начиная с делопроизводителя и заканчивая архивистом и секретарем.

Отрицательные стороны включают:

• Работа в документами и архивами - это рутинный процесс. 
• Необходимость соблюдения строгих правил и нормативов.

Как получить специальность документоведа

Для получения образования документоведа существует несколько вариантов. Например, высшее образование. 140+ вузов предлагают программы по архивоведению, документоведению и информационным наукам. Поэтому можно работать после получения степени бакалавра или магистра. Если же вы не хотите учиться в вузе, то много организаций предлагают курсы и программы обучения, которые помогут приобрести необходимые навыки и сертификаты.
Профессия документоведа, хоть и не видна на первый взгляд, но играет ключевую роль в жизни компаний и учреждений. Документоведы несут на себе ответственность за бесперебойное функционирование документооборота, организуя  доступность и безопасность информации.

С развитием информационных технологий и увеличением объемов данных, должность документоведа остается востребованной и обещает перспективы в будущем. Тем , кто стремится к этой карьере, рекомендуем обратить внимание на нашу программу «Организационное, документационное и информационное обеспечение управления организацией».

После того, как вы закончите учиться и получите диплом о профессиональной переподготовке, вы станете квалифицированным документоведом!
Для бесплатной консультации звоните по телефону +79304263636
Или пишите на почту – info@premier-centr.com