Профессия делопроизводитель: кто это и как им стать

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель – это специалист, который организует документооборот в широком смысле этого слова.

Иными словами, делопроизводитель наводит порядок в делах компании, ведь оформление и хранение документов должно соответствовать стандартам, определенным государством. В случае нарушения этих стандартов организации могут грозить штрафы, поэтому работодатели стремятся иметь в штате грамотного делопроизводителя, который избавит их от потенциальных проблем.

Кроме того, порядок в документах помогает руководителю принимать грамотные управленческие решения, а сотрудникам – чувствовать себя комфортно на рабочем месте.

 Что делает делопроизводитель

Обязанности делопроизводителя в организации связаны с осуществлением документооборота и работой с корреспонденцией. Чаще всего на представителей профессии делопроизводитель возлагают следующие должностные обязанности:

• регистрация входящих писем, отправка исходящей корреспонденции;
• перенаправление документов ответственным лицам внутри организации;
• составление локальных актов;
• контроль документооборота и конфиденциальности данных;
• ведение архива;
• подготовка справок и выписок по запросу сотрудников или проверяющих органов;
• выполнение других поручений руководителя.

Задачи делопроизводителя могут пересекаться с бухгалтерией, кадровым и финансовым отделом. Особенно это выражено в небольших организациях, где нет возможности и необходимости в найме отдельных специалистов на все эти позиции.

В международных компаниях делопроизводитель часто выполняет еще и функцию переводчика входящей корреспонденции. В этом случае требования к знанию иностранного языка обязательно прописываются в тексте вакансии.

Зарплата делопроизводителя

Обладая навыками в сфере делопроизводства, можно претендовать на такие должности как делопроизводитель, секретарь-делопроизводитель, документовед, специалист архива, офис-менеджер, личный секретарь руководителя.

Делопроизводители востребованы в органах власти и бюджетных учреждениях, а также частных компаниях. Они трудятся в секретариатах, архивах и справочных службах.
Зарплата делопроизводителя зависит от места работы и города проживания. В Москве представители этой профессии могут рассчитывать на 50-90 тыс. рублей, в других регионах – на 30-50 тыс. рублей.
Карьерный рост зависит от места трудоустройства. В крупных компаниях и органах власти, где есть специализированный отдел, можно рассчитывать занять должность его руководителя. В небольших организациях возможен горизонтальный профессиональный рост, то есть повышение дохода за счет наделения сотрудника дополнительными обязанностями, например, связанными с бухгалтерией.

Навыки и качества делопроизводителя

Профессию делопроизводителя довольно просто освоить, поскольку из специальных компетенций можно выделить только оформление и хранение документов, а в остальном это универсальный офисный сотрудник. Основные навыки делопроизводителя:

• ведение электронного документооборота;
• владение пакетом офисных программ;
• деловая переписка и оформление официальных писем;
• защита персональных данных и другой чувствительной информации;
• безупречная грамотность;
• использование офисной оргтехники.

Профессию делопроизводителя довольно легко освоить, однако это не делает саму работу простой. Стоит понимать, что работа с большим объемом документов – это ответственная и довольно рутинная работа, которая подойдет не каждому. Рассмотреть для себя эту профессию стоит людям, которые:

• обладают хорошей памятью;
• внимательны к деталям;
• ответственны и организованны;
• готовы к рутинной работе и усидчивы;
• способны быстро переключаться между задачами.

В целом работа делопроизводителя будет комфортной для спокойных, ответственных людей, которые любят детально разбираться в разных вопросах, докапываясь до сути, и могут долго удерживать внимание на одной задаче.

Плюсы и минусы профессии делопроизводитель

Как и в любой другой карьере, у профессии делопроизводителя есть привлекательные стороны и недостатки. Из главных плюсов стоит назвать:

• Профессию можно быстро освоить
• Стабильная работа и зарплата
• Спокойная и размеренная деятельность

Среди минусов перечислим следующие:

• Невысокий уровень оплаты труда
• Сидячая работа
• Расплывчатые должностные обязанности

Какое образование нужно делопроизводителю

Есть несколько способов стать делопроизводителем: высшее профильное образование, среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование. Давайте рассмотрим каждый из этих вариантов подробнее.

Высшее образование

При поступлении в вуз стоит обратить внимание на направление «Документоведение и архивоведение» (46.03.02). Для получения диплома бакалавра потребуется 4 года.

Основной недостаток обучения на делопроизводителя в вузе – быстрое устаревание образовательных программ из-за постоянных изменений в технологиях делопроизводства и нормативно-правовой базе. Главное преимущество состоит в подготовке специалистов широкого профиля, которые могут работать не только делопроизводителями, но и кадровиками, администраторами, архивариусами.

Среднее профессиональное образование

В колледже или техникуме в первую очередь рассмотреть программы по направлению «Делопроизводитель» (46.01.03). Также подойдет направление «Право и судебное администрирование» (40.02.03): хотя такие учебные программы носят более узкоспециализированный характер, они дают основные знания о работе с документацией.

Обучение в колледже займет от 1 года до 3 лет. Поступить можно как после 9, так и после 11 класса.

Дополнительное профессиональное образование

Профстандарт для делопроизводителей закрепляет, что получить данную профессию можно на специализированных краткосрочных курсах.

Образовательный центр «Премьер» предлагает дистанционные курсы для делопроизводителей. Обучение длится от 1,5 до 3 месяцев в зависимости от выбранной программы. Выпускники получают диплом о профессиональной переподготовке, который действует на всей территории РФ.